Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :
MOTIONXIA / [Dénomination sociale]
[Forme juridique]
Siège social : [Adresse]
SIREN : [●]
RCS : [●]

Courriel : privacy@motionxia.com
Courriel juridique : legal@motionxia.com

Le cas échéant :
Délégué à la protection des données (DPO) : [Nom / Coordonnées]

MOTIONXIA agit en qualité de responsable de traitement pour les traitements qu’elle détermine, notamment aux fins de :
- gestion des clients et prospects,
- gestion des abonnements et des paiements,
- communication et prospection,
- sécurité et prévention de la fraude,
- support et fonctionnement de ses services.

Dans le cadre de certaines prestations professionnelles ou White Label, MOTIONXIA peut également intervenir en qualité de sous‑traitant, lorsqu’elle traite des données à caractère personnel exclusivement pour le compte d’un client professionnel.
Cette relation est alors encadrée par un contrat conforme à l’article 28 du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).

2. Champ d’application

La présente Politique s’applique notamment :
- au site internet de MOTIONXIA,
- aux espaces clients et comptes professionnels,
- aux éventuelles applications mobiles,
- aux services de production vidéo,
- aux services d’intelligence artificielle,
- aux formulaires, abonnements et dispositifs d’assistance,
- aux intégrations avec des plateformes tierces,
- aux services fournis en marque blanche (White Label).

Elle concerne :
- les visiteurs du site,
- les prospects,
- les clients,
- les utilisateurs autorisés d’un compte entreprise,
- les personnes dont les données sont intégrées dans des contenus transmis à MOTIONXIA.

3. Principes de protection des données

MOTIONXIA met en œuvre ses traitements de données à caractère personnel dans le respect des principes suivants :
- minimisation des données collectées,
- détermination et légitimité des finalités,
- transparence à l’égard des personnes concernées,
- sécurité et confidentialité des traitements,
- exactitude et mise à jour des données,
- limitation des durées de conservation,
- protection des données dès la conception et par défaut.

Les données ne sont pas conservées au‑delà de la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies.

4. Données que MOTIONXIA peut collecter

4.1. Données d’identification

MOTIONXIA peut traiter, notamment :
- nom, prénom,
- société, fonction,
- adresse professionnelle, pays,
- numéro de téléphone, adresse électronique,
- identifiant de compte et informations de connexion.

4.2. Données relatives au compte

Peuvent également être traitées :
- type d’abonnement,
- historique de commandes,
- crédits ou quotas,
- préférences et projets,
- validations et paramètres,
- historique des échanges avec MOTIONXIA.

4.3. Données de facturation

MOTIONXIA peut traiter, en particulier :
- raison sociale,
- adresse de facturation,
- numéro de TVA,
- factures, montants,
- statut des paiements et références de transactions.

Les coordonnées bancaires complètes ne sont, en principe, pas conservées directement par MOTIONXIA lorsqu’un prestataire de paiement sécurisé est utilisé.

5. Contenus transmis pour la production vidéo

Les services de MOTIONXIA peuvent nécessiter la transmission de :
- photographies, vidéos, rushes,
- logos, textes, scripts, présentations,
- images de produits, voix, enregistrements audio,
- chartes graphiques, documents et instructions créatives.

Ces fichiers sont susceptibles de contenir des données à caractère personnel lorsqu’ils permettent d’identifier une personne physique.

À titre d’exemples :
- portrait d’un dirigeant,
- photographie d’un salarié,
- voix d’un intervenant,
- témoignage vidéo, influenceur, avatar,
- photographie d’un client ou vidéo d’un événement.

6. Données liées aux Digital Twins et avatars

Certaines prestations peuvent impliquer le traitement de l’image ou de la voix d’une personne afin de créer :
- un avatar,
- un Digital Twin,
- un présentateur virtuel,
- une voix synthétique.

L’image d’un visage ou un enregistrement vocal constituent, en règle générale, des données à caractère personnel lorsqu’ils permettent d’identifier une personne.

Ces données ne revêtent le caractère de données biométriques sensibles au sens du RGPD que lorsque des traitements techniques spécifiques sont mis en œuvre afin d’identifier une personne de manière unique.

MOTIONXIA peut solliciter une preuve de consentement ou d’autorisation préalablement à la réalisation de certaines prestations.

7. Prompts et données de production IA

MOTIONXIA peut traiter les instructions adressées aux systèmes d’intelligence artificielle, notamment :
- briefs et prompts,
- scripts et descriptions de personnages,
- références visuelles et storyboards,
- paramètres de génération,
- résultats générés et historique des générations.

Ces informations sont utilisées aux fins de réalisation des services commandés et d’assurance de la continuité créative des projets.

8. Données issues des réseaux sociaux

Lorsque MOTIONXIA permet à un utilisateur de connecter une plateforme telle qu’Instagram, Meta, YouTube, TikTok ou LinkedIn, MOTIONXIA peut recevoir, selon les autorisations accordées :
- identifiant du compte et nom d’utilisateur,
- informations publiques du profil,
- jetons d’autorisation et permissions accordées,
- informations nécessaires à la publication,
- certaines données relatives aux contenus ou statistiques lorsque l’API le permet.

MOTIONXIA n’accède qu’aux informations strictement nécessaires aux fonctionnalités sollicitées.

L’utilisateur peut, à tout moment, supprimer une connexion sociale lorsque la plateforme ou le service de MOTIONXIA le permet.

9. Données techniques

Lors de l’utilisation du site ou des applications, certaines données peuvent être collectées automatiquement, telles que :
- adresse IP, type de navigateur, système d’exploitation, langue,
- type d’appareil et identifiants techniques,
- date et heure de connexion, pages consultées,
- erreurs, journaux de sécurité, informations relatives à l’utilisation des services.

Ces traitements sont mis en œuvre, notamment, aux fins :
- d’assurer la sécurité des systèmes,
- de prévenir les fraudes,
- de diagnostiquer les incidents,
- d’améliorer le fonctionnement technique.

10. Support et communications

Lorsque vous contactez MOTIONXIA, celle‑ci peut conserver :
- les messages et courriels,
- les pièces jointes,
- les demandes d’assistance et les réponses apportées,
- les informations nécessaires au traitement de votre demande.

11. Fondements juridiques des traitements

Les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par MOTIONXIA reposent sur une base légale déterminée. Conformément au RGPD, il peut s’agir notamment :
- de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles,
- du consentement de la personne concernée,
- du respect d’une obligation légale,
- de l’intérêt légitime poursuivi par MOTIONXIA.

Chaque finalité est rattachée à la base juridique qui lui est propre.

Exemples de finalités, données et bases légales (à titre indicatif) :
- Création et gestion du compte : identité, e‑mail, données de compte – exécution du contrat.
- Production vidéo : contenus, briefs, médias – exécution du contrat.
- Facturation : identité, transactions, factures – exécution du contrat et obligation légale.
- Support : données de compte, échanges – exécution du contrat / intérêt légitime.
- Sécurité et prévention de la fraude : adresse IP, journaux, activité – intérêt légitime.
- Amélioration technique : données d’usage – intérêt légitime (selon la nature du traitement).
- Newsletter : adresse e‑mail – consentement lorsque requis.
- Prospection commerciale : coordonnées de contact – consentement ou intérêt légitime, selon le contexte applicable.
- Cookies publicitaires : identifiants, données de navigation – consentement.
- Publication via un réseau social : compte, jeton, médias – exécution du service demandé.
- Digital Twin : image / voix – exécution du contrat et, le cas échéant, consentement.
- Obligations judiciaires ou fiscales : données nécessaires au respect des obligations – obligation légale.

Les traitements fondés sur l’exécution du contrat sont limités aux opérations objectivement nécessaires à la fourniture du service et ne peuvent être étendus à d’autres finalités sans base juridique appropriée.

12. Intelligence artificielle et confidentialité

MOTIONXIA peut transmettre certaines données nécessaires à des fournisseurs de modèles d’intelligence artificielle afin de produire les contenus commandés. Selon le service concerné, cela peut inclure :
- des images, extraits vidéo ou audio,
- des textes, prompts, paramètres techniques.

MOTIONXIA sélectionne ses fournisseurs et configurations en tenant compte, notamment, de leurs engagements contractuels en matière de confidentialité, de sécurité et d’utilisation des données.

Entraînement des modèles

Par principe, MOTIONXIA n’a pas vocation à utiliser les contenus confidentiels de ses clients pour entraîner ses propres modèles d’intelligence artificielle, sauf accord spécifique et explicite.

Lorsque les traitements sont réalisés par des fournisseurs d’IA tiers, leurs conditions contractuelles et documentations techniques déterminent également les modalités applicables.

MOTIONXIA privilégie, lorsque cela est possible, des offres professionnelles permettant de limiter ou d’exclure la réutilisation des données à des fins d’entraînement général des modèles.

13. Données sensibles

Les clients sont invités à ne pas transmettre de données dites “sensibles” qui ne seraient pas strictement nécessaires à la prestation.

Sont notamment visées, au sens du RGPD, les données relatives :
- à la santé,
- aux convictions religieuses ou philosophiques,
- aux opinions politiques,
- à l’orientation sexuelle,
- à l’origine raciale ou ethnique,
- à certaines données biométriques.

Lorsque le traitement de telles données est nécessaire, MOTIONXIA veille à disposer :
- d’une base juridique appropriée, et
- le cas échéant, d’une des exceptions prévues à l’article 9 du RGPD.

14. Destinataires des données

Les données à caractère personnel ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées à en connaître dans le cadre de leurs fonctions. Peuvent notamment être destinataires :
- les équipes de MOTIONXIA et collaborateurs autorisés,
- les sous‑traitants techniques, hébergeurs et fournisseurs cloud,
- les prestataires de paiement,
- les outils d’analytics et services d’assistance,
- les fournisseurs de solutions d’intelligence artificielle.

Chaque prestataire ne reçoit que les données strictement nécessaires à l’exécution de sa mission.

15. Liste des sous‑traitants

MOTIONXIA peut publier une page dédiée, par exemple intitulée : “MOTIONXIA Subprocessors”, précisant notamment :
- le nom du prestataire,
- la nature de sa mission,
- le pays d’hébergement,
- le mécanisme de transfert applicable le cas échéant.

Cette liste est susceptible d’être actualisée en fonction de l’évolution de l’infrastructure technique, en particulier pour les clients Enterprise et White Label.

16. Paiements

Les paiements peuvent être traités par un prestataire spécialisé tel que : [Stripe / Paddle / Apple / Google / autre].

MOTIONXIA n’a, en principe, pas vocation à stocker le numéro complet des cartes bancaires.

Le prestataire de paiement traite les informations nécessaires conformément à ses propres obligations réglementaires et contractuelles.

17. Transferts internationaux

Certains prestataires utilisés par MOTIONXIA peuvent être situés ou traiter des données en dehors de l’Espace économique européen.

Dans ce cas, MOTIONXIA met en œuvre, lorsque cela est requis, un mécanisme conforme au chapitre V du RGPD, tel que :
- une décision d’adéquation,
- les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne,
- ou tout autre mécanisme légalement reconnu.

Lorsque cela est nécessaire, MOTIONXIA peut également apprécier les garanties supplémentaires appropriées.

18. Durées de conservation

Les durées de conservation sont déterminées en fonction des finalités poursuivies et des exigences légales ou réglementaires applicables. À titre indicatif :
- Compte client : durée de la relation contractuelle,
- Données nécessaires à la preuve contractuelle : archivage jusqu’à 5 ans selon le cas,
- Factures et documents comptables : 10 ans,
- Prospects : 3 ans après la collecte ou le dernier contact,
- Prospection d’anciens clients : jusqu’à 3 ans après la fin de la relation,
- Opposition à la prospection : au moins 3 ans,
- Tickets de support : 3 ans après clôture (à ajuster selon les besoins),
- Journaux de sécurité (logs) : 6 à 12 mois selon les besoins,
- Contenus sources vidéo : durée du projet + [30/60/90 jours],
- Générations intermédiaires : suppression accélérée (par exemple 30 jours),
- Livrables : durée prévue par l’abonnement ou le contrat,
- Cookies : conformément à la Politique Cookies.

Ces durées pourront être adaptées en fonction des contraintes techniques et des obligations légales applicables.

19. Suppression des fichiers de production

MOTIONXIA n’a pas vocation à assurer un archivage permanent des fichiers sources.

Après livraison, les :
- rushes,
- générations intermédiaires,
- images sources,
- fichiers de travail,
- exports temporaires,

peuvent être supprimés à l’issue du délai indiqué dans l’offre ou le contrat.

À titre de standard, il peut être prévu :
- Sources : suppression après 60 jours,
- avec possibilité de durée personnalisable pour les offres Enterprise / White Label.

20. Contenus publics

Les contenus produits via les outils de MOTIONXIA ne sont pas rendus publics du seul fait de leur production.

Une vidéo client ne peut être publiée dans :
- le portfolio,
- les réseaux sociaux,
- le site internet,
- ou les démonstrations de MOTIONXIA,

qu’en vertu de l’autorisation applicable.

Dans le cadre d’un contrat White Label ou d’engagements de confidentialité, MOTIONXIA s’abstient d’identifier publiquement le client ou son client final sans autorisation préalable.

21. Confidentialité White Label

Lorsqu’une agence transmet à MOTIONXIA des données relatives à ses propres clients, MOTIONXIA peut intervenir en qualité de sous‑traitant.

Dans ce cas :
- l’agence demeure, en principe, responsable du traitement,
- MOTIONXIA traite les données conformément à ses instructions.

Un Data Processing Agreement (DPA) précise notamment :
- la finalité et la durée du traitement,
- les catégories de données et les personnes concernées,
- les mesures de sécurité mises en œuvre,
- les conditions de recours à des sous‑traitants ultérieurs.

22. Sécurité

MOTIONXIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard des risques identifiés. Selon l’infrastructure, ces mesures peuvent comprendre :
- chiffrement des communications,
- contrôle des accès et authentification renforcée,
- journalisation et surveillance,
- segmentation des environnements,
- sauvegardes et gestion des habilitations,
- protection des secrets et clés API,
- procédures de gestion des incidents de sécurité.

L’accès interne aux contenus des clients est limité aux seules personnes qui en ont besoin pour l’exécution de leurs missions.

23. Violation de données

MOTIONXIA maintient une procédure de gestion des incidents de sécurité.

Lorsqu’une violation de données à caractère personnel remplit les conditions prévues par le RGPD, MOTIONXIA :
- notifie l’autorité de contrôle compétente,
- et, lorsque cela est requis, informe les personnes concernées.

Lorsqu’elle agit en qualité de sous‑traitant, MOTIONXIA informe le responsable de traitement dans les conditions prévues par le DPA.

24. Cookies et traceurs

MOTIONXIA peut recourir à des cookies ou autres traceurs.

- Les traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du site ou du service peuvent être utilisés sans consentement préalable.
- Les traceurs liés, notamment, à la publicité, au suivi inter‑sites ou à certaines fonctionnalités sociales nécessitent, en principe, un consentement préalable.

En France, l’utilisateur doit pouvoir accepter, refuser et retirer son consentement dans des conditions aussi simples que celles de son recueil.

Une Politique Cookies distincte précise :
- les catégories de cookies,
- leurs finalités,
- leurs durées de conservation,
- leurs fournisseurs.

25. Mesure d’audience et analytics

MOTIONXIA peut mesurer l’utilisation de son site et de ses applications afin de :
- détecter les dysfonctionnements,
- améliorer l’ergonomie,
- mesurer les performances,
- analyser l’usage des fonctionnalités.

Certains outils de mesure d’audience peuvent, lorsqu’ils respectent les conditions définies par la CNIL, être exemptés de consentement ; les autres sont mis en œuvre après recueil du consentement lorsque celui‑ci est requis.

26. Communications commerciales

MOTIONXIA peut adresser aux utilisateurs :
- des informations relatives aux produits et services,
- des actualités,
- des offres commerciales,
- des contenus éditoriaux.

Lorsque la loi l’exige, ces communications ne sont adressées qu’après recueil du consentement de la personne concernée.

Chaque message de prospection électronique comporte un mécanisme simple de désinscription.

27. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, et sous réserve des conditions qu’elle prévoit, les personnes concernées disposent notamment :
- d’un droit d’accès à leurs données,
- d’un droit de rectification,
- d’un droit à l’effacement (droit à l’oubli),
- d’un droit à la limitation du traitement,
- d’un droit d’opposition,
- d’un droit à la portabilité des données.

Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, celui‑ci peut être retiré à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

Pour exercer leurs droits, les personnes concernées peuvent contacter :
- par courriel : privacy@motionxia.com
- par courrier : MOTIONXIA – Privacy, [Adresse]

28. Vérification d’identité

Afin de prévenir tout risque de divulgation ou de suppression de données au profit d’une personne non autorisée, MOTIONXIA peut solliciter les informations raisonnablement nécessaires à la vérification de l’identité du demandeur.

Aucun justificatif excessif n’est demandé lorsque d’autres moyens permettent une vérification suffisante.

29. Décisions individuelles automatisées

MOTIONXIA peut recourir à des systèmes automatisés, notamment pour :
- recommander un format,
- analyser une image,
- sélectionner une scène,
- modérer certains contenus.

Sauf indication contraire, MOTIONXIA n’a pas vocation à prendre, sur la seule base d’un traitement automatisé, une décision produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne ou l’affectant de manière significative de façon similaire.

30. Mineurs

Les services professionnels de MOTIONXIA sont principalement destinés :
- aux personnes majeures,
- aux entreprises.

Les utilisateurs de moins de 18 ans ne doivent pas créer un compte professionnel ni commander des prestations sans l’autorisation requise.

Lorsqu’un service grand public distinct est proposé aux mineurs, des modalités et informations spécifiques sont mises en place.

31. Liens et services de tiers

Le site de MOTIONXIA peut contenir des liens vers d’autres sites ou plateformes.

MOTIONXIA n’exerce aucun contrôle sur ces services tiers et ne saurait être tenue responsable de leurs pratiques en matière de protection des données.

Il est recommandé aux utilisateurs de consulter les politiques de confidentialité propres à ces services.

32. Réseaux sociaux

Lorsque l’utilisateur publie une vidéo produite via MOTIONXIA sur un réseau social, les traitements ultérieurs opérés par la plateforme concernée relèvent de la politique de confidentialité de cette dernière.

MOTIONXIA ne contrôle pas la manière dont Instagram, TikTok, YouTube, LinkedIn ou toute autre plateforme utilisent les données après publication.

33. Absence de vente de données personnelles

MOTIONXIA ne procède pas à la vente de données à caractère personnel.

Les données peuvent toutefois être transmises aux prestataires nécessaires à la fourniture et à la sécurisation des services, dans les conditions décrites dans la présente Politique.

Un partage de données avec un hébergeur, un prestataire de paiement ou un fournisseur d’IA ne saurait être assimilé à une vente commerciale de base de données.

34. Responsabilité du client pour les données de tiers

Lorsqu’un client transmet à MOTIONXIA des informations relatives à des tiers, il garantit disposer d’une base juridique appropriée pour ce faire.

Exemple : une entreprise souhaitant créer un avatar de son dirigeant doit s’assurer de disposer de l’autorisation nécessaire.

Il appartient au client d’informer les personnes concernées lorsque cette obligation lui incombe.

35. Suppression du compte

Lorsqu’un compte est supprimé, les données actives correspondantes sont supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable, sous réserve de la conservation de certaines informations lorsque cela est nécessaire :
- au respect d’une obligation légale,
- à la gestion d’un éventuel litige,
- à la prévention de la fraude,
- à l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Les sauvegardes peuvent nécessiter un délai supplémentaire avant effacement définitif.

36. Portabilité des contenus

Le droit à la portabilité prévu par le RGPD concerne les données à caractère personnel dans les conditions qu’il définit.

Il n’implique pas, en lui‑même, l’obligation pour MOTIONXIA de transmettre :
- ses prompts internes,
- ses modèles, templates, workflows ou logiciels,
- ni, plus généralement, les éléments relevant de son savoir‑faire propriétaire.

37. Modification de la Politique

MOTIONXIA se réserve la faculté de modifier la présente Politique afin de tenir compte :
- de l’évolution de ses services,
- des développements technologiques,
- des modifications législatives ou réglementaires,
- ou de l’évolution de ses prestataires.

La date de la dernière mise à jour figure en en‑tête de la présente Politique.

Lorsque les modifications sont substantielles, une information spécifique peut être communiquée aux utilisateurs.

38. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

En cas de difficulté relative au traitement de ses données, la personne concernée est invitée à contacter MOTIONXIA aux coordonnées indiquées ci‑dessus.

Elle dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, et notamment en France :
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
[Site officiel de la CNIL]

39. Contact Privacy

Pour toute question relative à la présente Politique ou, plus généralement, à la protection des données à caractère personnel, les personnes concernées peuvent contacter :
- MOTIONXIA Privacy Office : privacy@motionxia.com
- Questions juridiques : legal@motionxia.com
- Questions de sécurité : security@motionxia.com
égie des environnements professionnels adaptés à la confidentialité des productions de marque.